Datenschutzkonform · Version v2.2_2026-10

Datenschutzerklärung

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der B2B-Plattform Argyron Automation · Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Simon Gollas / Argyron Automation
Raiffeisenstraße 25
63939 Wörth am Main, Deutschland
E-Mail: support@argyron-automation.de
Website: https://argyron-automation.de

2. Übersicht der Datenverarbeitungen

Nachfolgend informieren wir Sie über die Art, den Umfang und die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website sowie innerhalb unseres webbasierten B2B-SaaS-Dienstes.

Kategorien verarbeiteter Daten:

• Bestands- und Identifikationsdaten: E-Mail-Adresse, Firmenname, Geschäftsanschrift sowie zugeordnete Authentifizierungs-Tokens (Format arg_...).
• Vertrags- und Abrechnungsmetadaten: Gewählter Abrechnungstarif, Zählerstände über verbrauchte Prüfvorgänge je Abrechnungszyklus, Stripe-Kunden- und Abonnement-IDs sowie Zahlungsstatusinformationen (es werden keine Kreditkarten- oder Bankverbindungsdaten auf Systemen des Anbieters gespeichert).
• Inhaltsdaten (Belegdokumente): Vom Nutzer zur automatisierten Prüfung übermittelte PDF-Dokumente (digitale Rechnungen und Lieferscheine) nebst den darin enthaltenen Kopfdaten (Aussteller, Rechnungsempfänger, Belegnummern, Leistungsdaten).
• Verarbeitungsdaten des algorithmischen 2-Wege-Abgleichs: Extrahierte Positionsdaten (Artikelnummern, Positionsbeschreibungen, Soll- und Ist-Mengen, Einzel- und Gesamtpreise, Rabatte, Gemeinkostenzuschläge für Frachten oder Pfand sowie handschriftliche Prüfvermerke) sowie die während der Ausführung des algorithmischen 2-Wege-Abgleichs temporär errechneten Mengendifferenzen, rechnerischen Kürzungsbeträge und Abgleichsstatus (Prüfvorschläge).
• Nutzungs- und Protokolldaten: IP-Adresse, Zugriffszeitpunkte, Systemanfragen, HTTP-Statuscodes, Browsertyp sowie Systemprotokolle zur Sicherstellung der Netz- und Betriebssicherheit.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung des SaaS-Dienstes, Ausführung der Belegerkennung und des algorithmischen Abgleichs, Bereitstellung von Testkontingenten sowie kaufmännische Verwaltung von Abonnements.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Gewährleistung der Systemintegrität, Abwehr automatisierter Angriffe und Bot-Aktivitäten (Cloudflare Turnstile) sowie performante Bereitstellung der Serverarchitektur.
• Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten bezüglich administrativer Abrechnungsdaten.
• Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO): Sofern übermittelte Belegdokumente personenbezogene Daten Dritter (beispielsweise Mitarbeiter, Ansprechpartner oder Subunternehmer) enthalten, verarbeitet der Anbieter diese Daten im Rahmen einer gesonderten Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung (AVV).

4. Hosting und Infrastruktur (Hetzner Online GmbH)

Die Serverinfrastruktur und die relationale Metadatenbank werden auf ISO/IEC-27001-zertifizierten Systemen der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Das Rechenzentrum befindet sich am Standort Helsinki (Finnland / Europäische Union).

Zweck & Rechtsgrundlage: Bereitstellung einer hochsicheren, performanten und mandantenfähigen Serverplattform auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen IT-Betrieb). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.

5. Bot-Schutz und Schutz vor Missbrauch (Cloudflare Turnstile)

Zur Absicherung von Eingabeformularen auf öffentlich erreichbaren Seiten nutzen wir das Sicherheitswerkzeug Cloudflare Turnstile der Cloudflare Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA. Turnstile dient der zuverlässigen Feststellung, ob Formulareingaben durch natürliche Personen oder durch automatisierte Skripte (Bots) erfolgen.

Hierbei werden technische Browser-Eigenschaften, IP-Adressen und Header-Informationen ohne den Einsatz persistenter Tracking-Cookies verarbeitet. Die Einbindung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG zur Sicherung der IT-Infrastruktur. Übermittlungen in die USA sind über die Zertifizierung der Cloudflare Inc. unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) legitimiert.

6. KI-Inferenz & algorithmischer 2-Wege-Abgleich (Mistral AI)

Zur automatisierten Analyse von Belegdokumenten übermitteln wir PDF-Dateien über eine TLS-1.3-verschlüsselte Schnittstelle an Mistral AI SAS, 5 rue de la Baume, 75008 Paris, Frankreich. Sämtliche Verarbeitungsprozesse finden ausschließlich auf ISO-27001-zertifizierten Servern innerhalb der Europäischen Union am Standort Frankfurt am Main statt.

Funktionsumfang & Zweckbestimmung: Die Integration von Mistral AI gliedert sich in zwei Kernstufen:

• Optische Zeichenerkennung (Mistral OCR): Automatisierte Textextraktion und strukturelle Segmentierung übermittelter PDF-Rechnungen und Lieferscheine.
• Semantische Postenstrukturierung & algorithmischer 2-Wege-Abgleich (Mistral Small): Vorbereitung und Durchführung des algorithmischen 2-Wege-Abgleichs. Die Engine gleicht die extrahierten Einzelposten aus Rechnungen und Lieferscheinen positions- und mengengenau ab, identifiziert Unter- sowie Überlieferungen, berechnet rechnerische Differenzbeträge und separiert Gemeinkosten wie Fracht- und Pfandpositionen.

Garantierter Trainingsausschluss (0 % Modelltraining): Übermittelte Belege und Daten werden vertraglich garantiert zu 0 % für das Training, die Validierung oder die Weiterentwicklung von KI-Modellen von Mistral AI verwendet. Alle Verarbeitungsdaten werden flüchtig gehalten und nach Rückübermittlung der strukturierten Extraktionsergebnisse serverseitig verworfen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. Art. 28 DSGVO.

7. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Kostenpflichtige SaaS-Abonnements werden über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, abgerechnet. Der Anbieter erhält oder speichert zu keinem Zeitpunkt vollständige Zahlungskartendaten oder Bankkontoinformationen.

Stripe erhebt und verarbeitet die Transaktions- und Zahlungsdaten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung finanzrechtlicher Melde- und Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Weitere Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung von Stripe.

8. E-Mail-Versand und Transaktionsnachrichten (Brevo)

Der Versand transaktionsbasierter Systemnachrichten (Übermittlung persönlicher Authentifizierungs-Tokens und sicherheitsrelevanter Statusbenachrichtigungen) erfolgt über den Dienstleister Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin). Die Datenverarbeitung erfolgt auf ISO-zertifizierten Servern innerhalb der Europäischen Union.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

9. Clientseitige Dokumentengenerierung (jsDelivr)

Im geschützten Anwendungsportal wird das quelloffene Skript `ExcelJS` über das Content Delivery Network (CDN) jsDelivr (Prospect One Sp. z o.o., Polen) bereitgestellt. Dies ermöglicht die rein browserseitige Kompilierung exportierbarer Prüftabellen (.xlsx) direkt im Arbeitsspeicher des Endgeräts des Kunden (Zero-Server-Storage für Ausgabedateien).

Beim Abruf der Skriptdatei wird die IP-Adresse des anfragenden Browsers an Server des CDN-Anbieters übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und sicheren Bereitstellung clientseitiger Basisfunktionen).

10. Speicherdauer, ephemere RAM-Inferenz und Löschkonzept

Das Speicherkonzept der Plattform folgt dem Grundsatz der strikten Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) und trennt flüchtige Verarbeitungsdaten vollständig von administrativen Verwaltungsdaten:

• 24-Stunden-Löschgarantie für sämtliche Belege (Demo- & Produktivbetrieb): Übermittelte PDF-Dokumente (Rechnungen und Lieferscheine), daraus extrahierte Rohdaten sowie Zwischenergebnisse des algorithmischen 2-Wege-Abgleichs werden ausnahmslos flüchtig im Arbeitsspeicher (RAM) verarbeitet. Im gesamten System findet zu keinem Zeitpunkt – weder im Demobetrieb noch im produktiven Vollbetrieb – eine persistente Speicherung von Beleginhalten auf Festplatten oder in relationalen Datenbanken statt. Sämtliche flüchtigen Dateipuffer, Verarbeitungsinstanzen und Ausführungsprotokolle werden nach Abschluss des Rechenvorgangs bereinigt, spätestens jedoch automatisiert nach Ablauf von maximal 24 Stunden vollständig und unwiderruflich von den operativen Servern gelöscht.
• Ausschließliche Metadatenhaltung in der relationalen Datenbank (PostgreSQL): In der operativen PostgreSQL-Datenbank werden persistent ausschließlich kaufmännische Abrechnungs- und administrative Authentifizierungsmetadaten gespeichert (E-Mail-Adresse, kryptografischer Hash des API-Tokens arg_..., aggregierter Zähler für Prüfvorgänge zur Autorisierungsprüfung sowie Stripe-Abonnement-IDs). Zu keinem Zeitpunkt gelangen Dokumententexte, Belegzeilen, Lieferantenanschriften oder kaufmännische Einzelbeträge in diese Datenbank.
• Speicherdauer administrativer Metadaten: Die Authentifizierungs- und Abrechnungsmetadaten verbleiben für die Dauer des aktiven Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Vertragsbeendigung werden diese Metadaten für die operative Nutzung gesperrt und nach Ablauf der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB; in der Regel 6 bis 10 Jahre) endgültig gelöscht.
• Ausschluss einer GoBD-Archivierungsfunktion: Die Plattform stellt kein GoBD-konformes Revisionsarchiv dar. Dem Kunden obliegt die eigenverantwortliche, unveränderbare Aufbewahrung seiner steuerlich relevanten Originalbelege sowie die eigenständige Sicherung clientseitig erzeugter Ausgabedateien (.xlsx).

11. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person haben Sie gemäß den Bestimmungen der DSGVO jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Zur Geltendmachung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail an support@argyron-automation.de.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).